Systema Solis GmbH
Die Systema Solis GmbH ist ein dynamisches und zukunftsorientiertes Unternehmen im Bereich Solarenergie, Dacharbeiten und Elektroinstallationen. Um unser starkes Wachstum in der Region Ostschweiz zu unterstützen und unser Team in Bottighofen optimal zu entlasten, suchen wir eine organisationsstarke, detailorientierte und proaktive Persönlichkeit für unser Backoffice.
Verwaltungsassistent/in (80% – 100%)
Ihre Aufgaben
- Büroorganisation: Effiziente Verwaltung des Sekretariats sowie Pflege und Organisation der physischen und digitalen Akten.
- Terminmanagement: Zuverlässige Koordination, Planung und Überwachung von Terminen, Fristen und Kalendern.
- Kommunikation: Professionelle Abwicklung der Korrespondenz per E-Mail und Telefon sowie Betreuung unserer Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten.
- Behörden & Administration: Selbstständige Bearbeitung administrativer und behördlicher Angelegenheiten sowie Korrespondenz mit Gemeinden, kantonalen Stellen, Ämtern und weiteren Behörden.
- Baubewilligungen & Fördergelder: Du unterstützt bei der Erstellung und Einreichung von Baubewilligungen sowie bei der Beantragung und Abwicklung von Fördergeldern.
- Anlagendokumentation: Du erstellst und vervollständigst die erforderlichen Anlagendokumentationen und stellst sicher, dass alle projektbezogenen Unterlagen vollständig und korrekt abgelegt sind.
- Unabhängige Kontrolle: Du organisierst und koordinierst das Aufgebot der unabhängigen Kontrolle und stellst die notwendigen Unterlagen für die Prüfung bereit.
- Bewilligungen & Formulare: Vorbereitung, Einreichung und Nachverfolgung von Gesuchen, Bewilligungen, Anmeldungen, Formularen und weiteren behördlichen Unterlagen.
- Fristenkontrolle: Überwachung von behördlichen Fristen, Rückmeldungen und erforderlichen Nachweisen sowie Sicherstellung einer termingerechten Bearbeitung.
- Team-Support: Erstellung von Berichten, Präsentationen, Vorlagen und administrativen Unterlagen zur direkten Unterstützung der Geschäftsleitung und des Projektteams.
- Allgemeine Administration: Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft sowie Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern.
Ihr Profil
- Kompetenz: Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie ein sehr gutes Auge fürs Detail.
- IT-Kenntnisse: Sicherer und routinierter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und Outlook.
- Arbeitsweise: Selbstständige, strukturierte, zuverlässige und proaktive Herangehensweise an neue Aufgaben.
- Behördenkontakt: Du scheust dich nicht vor administrativen Abläufen, Formularen und dem direkten Kontakt mit Behörden und öffentlichen Stellen.
- Technisches Verständnis: Interesse an technischen und energiewirtschaftlichen Themen sowie die Bereitschaft, sich in Abläufe rund um Photovoltaikanlagen, Bewilligungen und Förderprogramme einzuarbeiten.
- Flexibilität: Stark im Multitasking und belastbar in einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Erfahrung: Berufserfahrung im administrativen oder kaufmännischen Bereich ist von Vorteil.
- Sprachen: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind für die Korrespondenz mit Kunden und Behörden zwingend erforderlich.
Was wir bieten
- Einen modernen Arbeitsplatz in der attraktiven Bodenseeregion in Bottighofen.
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit.
- Ein motiviertes und zukunftsorientiertes Team in einer wachsenden Branche.
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
- Raum für Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten.
- Eine attraktive Vergütung.
Arbeitsort: Bottighofen
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf, Arbeitszeugnissen und Motivationsschreiben per E-Mail an unsere Personalabteilung. gina.procopio@systema-solis.ch
Systema Solis GmbH
Müligässli 1
8598 Bottighofen