GALLUS MEDIA AG
Gallus Media gestaltet Events mit TON, BILD und WEB. Wir realisieren Live-Regie und Streaming, Video- und Audioproduktionen sowie digitale Plattformen für Events und Kongresse. Von St. Gallen aus verbindet unser interdisziplinäres Team Medien, Technologie und Organisation für Unternehmen, Institutionen und Veranstalter.
Unsere bisherige Stelleninhaberin möchte ihren beruflichen Schwerpunkt künftig vollumfänglich auf die Aufnahmeleitung und Eventproduktion legen. Deshalb suchen wir eine Nachfolge für unsere Administration – eine selbständige, digital affine und organisationsstarke Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt und gerne mit modernen Tools arbeitet.
Die Kernfunktion umfasst 50–60 %. Wenn du zusätzlich Interesse an Kongressen und digitalen Plattformen mitbringst, kannst du dein Pensum auf bis zu 80 % erweitern.
GL-Assistenz Administration & Finanzen 50–60 %; optional Kongresse bis 80 %
Deine Aufgaben
Du führst zentrale administrative Prozesse von Gallus Media selbständig und arbeitest eng mit Geschäftsleitung und Projektteams zusammen:
- Buchhaltung und Finanzadministration mit Bexio: Debitoren, Kreditoren, Zahlungswesen, MWST, Liquiditätsplanung und Jahresabschluss
- Rechnungsstellung, Zahlungskontrolle und Mahnwesen
- Lohn-, Sozialversicherungs- und HR-Administration
- Offert-, Auftrags- und Projektadministration
- Koordination von Freelancern, Ressourcen, Fahrzeugen und Einkäufen
- Organisation des Büroalltags sowie Unterstützung von Geschäftsleitung und Team
+20 %: Kongresse
Du möchtest mehr als Administration? Optional arbeitest du bei unseren Kongressprojekten mit – digital und vor Ort.
Du betreust gemeinsam mit dem Projektteam Online-Konferenz-Plattformen wie Accelevents, unterstützt Ticketing und Payment, pflegst Agenden und Speaker und betreust Teilnehmende und Veranstalter. Bei Live-Kongressen bist du Teil des Produktionsteams und unterstützt unter anderem Check-in, Referierende und Plattformbetrieb.
Das bringst du mit
- kaufmännische Ausbildung und fundierte praktische Erfahrung in Buchhaltung und Rechnungswesen
- selbständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- Freude an Verantwortung und daran, Dinge selbst in die Hand zu nehmen
- hohe digitale Affinität und Bereitschaft, neue Tools rasch zu beherrschen
- sicherer Umgang mit Microsoft 365; Erfahrung mit Bexio, Trello, MS Teams und Dropbox von Vorteil
- professioneller und unkomplizierter Umgang mit Kunden, Partnern und Team
- sehr gutes Deutsch und gute Englischkenntnisse
Das bieten wir dir
Keine klassische Assistenzstelle, sondern eine vielseitige Funktion mitten in einem Eventunternehmen: kurze Wege, moderne Arbeitsmittel, viel Eigenverantwortung und direkter Einblick in Projekte und Unternehmensführung.
Du entscheidest mit deinem Profil und deinen Interessen, wo dein Schwerpunkt liegt: Administration & Finanzen mit 50–60 % oder zusätzlich Kongresse mit einem Pensum bis 80 %.
Stellenantritt: 1. Dezember 2026 oder nach Vereinbarung
Arbeitsort: 9000St.Gallen
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit gewünschtem Pensum und möglichem Eintrittstermin.
Gallus Media AG
Falkensteinstrasse 27
9008 St.Gallen
www.gallusmedia.ch
Peter Müller, CEO, p.mueller@gallusmedia.ch, 071 242 25 23