Bestens gerüstet: Die wichtigsten Tools für das Home Office
Veröffentlicht am 05.02.2021 von Fredy Pillinger, Verkaufsleiter ostjob.ch
Arbeiten im Home Office ist Normalität geworden und bringt einige Herausforderungen mit sich. Damit alles bestmöglich funktioniert, sind gute Software-Lösungen entscheidend. Mit einer soliden Grundausstattung lässt sich eine produktive Zusammenarbeit auch weiterhin sicherstellen.
Wer benötigt was?
Je wichtiger eine Funktion ist und je mehr Menschen sie benötigen, desto mehr Alternativen sind dafür verfügbar. Die Unterschiede finden sich meist im Detail. Definieren Sie deshalb vorab, welche Möglichkeiten ein Programm für Ihren Zweck bieten muss, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Viele Tools lassen sich zudem kostenlos testen, ehe man eine kostenpflichtige Version in Anspruch nimmt. Wo Sie das für Sie ideale Produkt zum bestmöglichen Preis (oder sogar kostenlos) erhalten, zeigt sich erst nach einem genaueren Vergleich.
Wohin mit den Daten?
Für die meisten Unternehmen ohnehin längst unverzichtbar ist die Cloud. Hier lassen sich praktisch beliebige Datenmengen speichern, auf die von überall aus zugegriffen werden kann. Arbeiten z. B. mehrere Angestellte an einer Datei, können sie hier ganz einfach Änderungen vornehmen oder die Bearbeitung durch den Kollegen sehen. Die grössten Nutzerzahlen hat hierbei die G Suite, die Teil des Google-Imperiums ist. Für kleine Teams mit wenig Speicherbedarf ist hingegen Dropbox nach wie vor eine gute Lösung. Stösst man hier doch einmal an die Grenzen der kostenlosen 2 GB, werden daraus für relativ wenig Geld 5 TB.
Wir müssen reden
Die eingeschränkte und ausschliesslich virtuelle Kommunkation ist die wohl schwerwiegendste Änderung, der man im Home Office ausgesetzt ist. Darunter leiden die zwischenmenschlichen Kontakte mit den Kollegen und das produktive Arbeiten im Team gleichermassen. Doch auch wenn keine Software den persönlichen Austausch ersetzen kann, lassen sich zumindest Werkzeuge finden, die einen Kontakt untereinander möglich machen. Chatten in Gruppen oder zu zweit und das Telefonieren über das Internet gehören zu den Basisfunktionen, die man benötigt. Ist Microsoft Office 365 in Ihrem Unternehmen vorhanden, haben Sie mit dem Programm Teams bereits eine Lösung an Bord. Alternativ dazu hat auch der Google-Konzern ein ähnliches Tool namens Hangouts Chats im Angebot. Fast schon ein Geheimtipp ist dagegen Slack, das bereits in der kostenfreien Variante eine üppige Funktionalität im Gepäck hat. Gerade kleinere Firmen setzen deshalb darauf.
Schau mir in die Kamera
Die drei Programme haben zusätzlich auch eine Video-Funktion integriert. Sollte diese aber nicht ausreichen, gibt es genau darauf spezialisierte Dienste wie etwa Zoom oder Skype. Unternehmen greifen hier zur Business Version. Gerade für wichtige Konferenzen mit den Geschäftspartnern oder für das wöchentliche Meeting ist die Videoübertragung ein nützliches Feature. Der Nachteil: Hat man sich erst an das Home Office gewöhnt, vergisst man leicht, sich vor dem Einschalten der Kamera die Haare zu richten und den Blazer über den Teddybärenpyjama zu werfen.
Behalten Sie den Überblick
Das Koordinieren der einzelnen Aufgaben, Mitarbeiter und Arbeitsgruppen kann durch Social Distancing eine noch grössere Herausforderung sein als ohnehin schon. Ein gutes Management ist da gefragt. Kleinere Projekte sind bei dem etablierten Tool Trello gut aufgehoben. Für grosse Teams und komplexe Abläufe ist hingegen Asana zu empfehlen. Darin visualisieren Sie auch die umfangreichsten Projekte ohne Probleme.
Nur für Sie
Alle grundlegenden Funktionen, die im Home Office notwendig sind, haben Sie nun zusammen. Doch das ist natürlich nicht alles. Denn nur wer auch auf sich selbst achtet, kann seine Aufgaben auch gut meistern. Zwei kleine Helfer haben wir deshalb herausgesucht, um Ihnen den Arbeitsalltag ein wenig zu versüssen.
Ohren auf
Gerade für Stadtbewohner ist das Home Office oft nicht ideal. Lärm von der Baustelle, Lärm von der Strasse, Lärm von den Nachbarn: Wer Pech hat, wird täglich mit unnötigem Stress belastet. Gönnen Sie sich in dem Fall einen guten Kopfhörer, der Geräusche von aussen gut dämpft und sich auch über mehrere Stunden hinweg angenehm tragen lässt. Mit kleinen Webtools wie Noisli, können Sie damit angenehme Naturgeräusche geniessen. Hat der Kopfhörer sogar ein gutes Noise Cancelling integriert, lässt sich sogar in kompletter Stille arbeiten.
Pausen nicht vergessen
Viele kleine Unterbrechungen machen im Büro den langen Tag erträglicher. Das sollte zu Hause nicht anders sein. Stretchly ist ein Erinnerungsservice, der Sie auf all die kleinen Pausen aufmerksam macht. Sogar Tipps, wie Sie diese nutzen, hat er parat.
Je wichtiger eine Funktion ist und je mehr Menschen sie benötigen, desto mehr Alternativen sind dafür verfügbar. Die Unterschiede finden sich meist im Detail. Definieren Sie deshalb vorab, welche Möglichkeiten ein Programm für Ihren Zweck bieten muss, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Viele Tools lassen sich zudem kostenlos testen, ehe man eine kostenpflichtige Version in Anspruch nimmt. Wo Sie das für Sie ideale Produkt zum bestmöglichen Preis (oder sogar kostenlos) erhalten, zeigt sich erst nach einem genaueren Vergleich.
Wohin mit den Daten?
Für die meisten Unternehmen ohnehin längst unverzichtbar ist die Cloud. Hier lassen sich praktisch beliebige Datenmengen speichern, auf die von überall aus zugegriffen werden kann. Arbeiten z. B. mehrere Angestellte an einer Datei, können sie hier ganz einfach Änderungen vornehmen oder die Bearbeitung durch den Kollegen sehen. Die grössten Nutzerzahlen hat hierbei die G Suite, die Teil des Google-Imperiums ist. Für kleine Teams mit wenig Speicherbedarf ist hingegen Dropbox nach wie vor eine gute Lösung. Stösst man hier doch einmal an die Grenzen der kostenlosen 2 GB, werden daraus für relativ wenig Geld 5 TB.
Wir müssen reden
Die eingeschränkte und ausschliesslich virtuelle Kommunkation ist die wohl schwerwiegendste Änderung, der man im Home Office ausgesetzt ist. Darunter leiden die zwischenmenschlichen Kontakte mit den Kollegen und das produktive Arbeiten im Team gleichermassen. Doch auch wenn keine Software den persönlichen Austausch ersetzen kann, lassen sich zumindest Werkzeuge finden, die einen Kontakt untereinander möglich machen. Chatten in Gruppen oder zu zweit und das Telefonieren über das Internet gehören zu den Basisfunktionen, die man benötigt. Ist Microsoft Office 365 in Ihrem Unternehmen vorhanden, haben Sie mit dem Programm Teams bereits eine Lösung an Bord. Alternativ dazu hat auch der Google-Konzern ein ähnliches Tool namens Hangouts Chats im Angebot. Fast schon ein Geheimtipp ist dagegen Slack, das bereits in der kostenfreien Variante eine üppige Funktionalität im Gepäck hat. Gerade kleinere Firmen setzen deshalb darauf.
Schau mir in die Kamera
Die drei Programme haben zusätzlich auch eine Video-Funktion integriert. Sollte diese aber nicht ausreichen, gibt es genau darauf spezialisierte Dienste wie etwa Zoom oder Skype. Unternehmen greifen hier zur Business Version. Gerade für wichtige Konferenzen mit den Geschäftspartnern oder für das wöchentliche Meeting ist die Videoübertragung ein nützliches Feature. Der Nachteil: Hat man sich erst an das Home Office gewöhnt, vergisst man leicht, sich vor dem Einschalten der Kamera die Haare zu richten und den Blazer über den Teddybärenpyjama zu werfen.
Behalten Sie den Überblick
Das Koordinieren der einzelnen Aufgaben, Mitarbeiter und Arbeitsgruppen kann durch Social Distancing eine noch grössere Herausforderung sein als ohnehin schon. Ein gutes Management ist da gefragt. Kleinere Projekte sind bei dem etablierten Tool Trello gut aufgehoben. Für grosse Teams und komplexe Abläufe ist hingegen Asana zu empfehlen. Darin visualisieren Sie auch die umfangreichsten Projekte ohne Probleme.
Nur für Sie
Alle grundlegenden Funktionen, die im Home Office notwendig sind, haben Sie nun zusammen. Doch das ist natürlich nicht alles. Denn nur wer auch auf sich selbst achtet, kann seine Aufgaben auch gut meistern. Zwei kleine Helfer haben wir deshalb herausgesucht, um Ihnen den Arbeitsalltag ein wenig zu versüssen.
Ohren auf
Gerade für Stadtbewohner ist das Home Office oft nicht ideal. Lärm von der Baustelle, Lärm von der Strasse, Lärm von den Nachbarn: Wer Pech hat, wird täglich mit unnötigem Stress belastet. Gönnen Sie sich in dem Fall einen guten Kopfhörer, der Geräusche von aussen gut dämpft und sich auch über mehrere Stunden hinweg angenehm tragen lässt. Mit kleinen Webtools wie Noisli, können Sie damit angenehme Naturgeräusche geniessen. Hat der Kopfhörer sogar ein gutes Noise Cancelling integriert, lässt sich sogar in kompletter Stille arbeiten.
Pausen nicht vergessen
Viele kleine Unterbrechungen machen im Büro den langen Tag erträglicher. Das sollte zu Hause nicht anders sein. Stretchly ist ein Erinnerungsservice, der Sie auf all die kleinen Pausen aufmerksam macht. Sogar Tipps, wie Sie diese nutzen, hat er parat.