Mitarbeitergespräche: Führen mit Zielvereinbarungen
Veröffentlicht am 26.05.2021 von Fredy Pillinger, Verkaufsleiter ostjob.ch
Mitarbeitergespräche heissen auch Zielvereinbarungsgespräche und sind ein wichtiges Instrument, um Mitarbeiter zu führen, sie zu motivieren und die Arbeitszufriedenheit sicherzustellen. Viel zu wenig wird dieses effiziente Führungsinstrument genutzt, weil der Nutzen und eine erfolgreiche Durchführung nicht bekannt sind. Damit sich das ändert, haben wir die wichtigsten Informationen über das Mitarbeitergespräch für Sie zusammengefasst.
Die verschiedenen Phasen eines Mitarbeitergesprächs
Der Inhalt ist im Wesentlichen davon abhängig, um welche Art von Mitarbeitergespräch es sich handelt. Mindestens findet ein Mitarbeitergespräch einmal im Jahr statt, das eine Mischung ist aus Mitarbeiterbeurteilung, Zielvereinbarungen und Personalentwicklungsmassnahmen. Ein Mitarbeitergespräch kann aber auch anberaumt werden, wenn es sich um ein Austritts- oder Rückkehrgespräch handelt, um ein Anerkennungsgespräch, ein Überzeugungsgespräch, ein Konfliktgespräch oder um ein Abmahngespräch. Ausgehend vom Jahresgespräch gliedert sich ein Mitarbeitergespräch in insgesamt drei Phasen, nämlich in die Vorbereitung, das eigentliche Gespräch und die Nachbereitung.
1. Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch
Auf ein Mitarbeitergespräch bereiten Sie sich vor, indem Sie alle, den Mitarbeiter betreffenden Informationen zusammentragen und die herausfiltern, die für das Gespräch relevant sind. Beispiele sind Gesprächsprotokolle vorangegangener Mitarbeitergespräche, die Personalakte, Zielvereinbarungen, Beurteilungen sowie gegebenenfalls der Arbeitsvertrag. Eine weitere vorbereitende Massnahme ist die Zeit- und Ortsplanung sowie die Einladung an den Mitarbeiter, die rund sieben Tage vor dem Gespräch ausgesprochen werden sollte. Machen Sie sich Notizen über den möglichen Gesprächsverlauf. Dazu gehört die Formulierung Ihres Kernanliegens ebenso wie das Ziel des Gesprächs und ihre möglichen Argumente.
2. Das eigentliche Gespräch
Wichtig ist ein lockerer Einstieg in das Mitarbeitergespräch, sodass eine entspannte und positive Atmosphäre vorherrschend ist. Benennen Sie zu Beginn die Rahmenbedingungen sowie das Ziel des Gesprächs. Gehen Sie auf die Äusserungen des Mitarbeiters ein und stellen Sie bei Bedarf präzise Nachfragen. Formulieren Sie Ihr Feedback positiv und sprechen Sie aus der Ich-Perspektive. Auf diese Weise finden Sie einen besseren Zugang zu Ihrem Mitarbeiter, sodass er für konstruktive Vorschläge empfänglich ist. Auch Kritik formulieren Sie konstruktiv, indem Sie Lösungsvorschläge unterbreiten. Lassen Sie Ihrem Mitarbeiter Raum für seine Standpunkte und auch für kritische Anmerkungen.
3. Die Nachbereitung des Mitarbeitergesprächs
Wichtig ist eine sorgfältige Nachbereitung. Fragen Sie sich, ob Sie selbst mit dem Verlauf des Gesprächs zufrieden sind. Prüfen Sie, ob Sie Ihre Erwartungen und Vorstellungen klar kommuniziert haben und ob das Gespräch einen wirklichen Nutzen hatte. Halten Sie Ihre Erkenntnisse und Vereinbarungen schriftlich fest. Sofern Sie neue Zielvereinbarungen getroffen haben, unterstützen Sie den betreffenden Mitarbeiter bei der Umsetzung, die gegebenenfalls in Form von Meilensteinen stattfindet.
Ziele eines erfolgreichen Mitarbeitergesprächs
Mit einem Mitarbeitergespräch können Sie bestimmte Ziele erreichen, die in der Summe für eine höhere Arbeitszufriedenheit sorgen und überdies geeignet sind, qualifizierte und erfahrene Mitarbeiter dauerhaft an Ihr Unternehmen zu binden.
Die wichtigsten Ziele eines Mitarbeitergesprächs:
1. Klarheit schaffen und Perspektiven eröffnen
Klar und unmissverständlich formulierte Ziele eröffnen Perspektiven getreu dem Motto: Wer das Ziel nicht kennt, wird auch den Weg nicht finden. Als Führungskraft sollten Sie darauf achten, dass die formulierten Ziele nicht nur dem Unternehmen dienlich sind, sondern auch mit der Unternehmensphilosophie beziehungsweise der Unternehmensstrategie vereinbar sind. Auf diesem Fundament aufbauend entwickeln Sie individuelle Handlungsziele, die der jeweilige Mitarbeiter allein oder im Team erreichen soll. Das funktioniert jedoch nur, wenn Sie das grosse Ganze im Blick behalten, das auch den Mitarbeitern bekannt sein sollte, um die Motivation zu steigern.
2. Verbindliche Aussagen treffen
Ein Mitarbeitergespräch unter vier Augen schafft Verbindlichkeit und eine Vertrauensbasis. Das gelingt jedoch nur, wenn Ziele gemeinsam entwickelt oder zumindest mit dem Mitarbeiter abgestimmt werden. Dadurch stellen Sie sicher, dass diese Ziele von den Mitarbeitern verstanden, akzeptiert und auch umgesetzt werden. Der Gegensatz dazu ist der direktive Führungsstil, bei dem der Vorgesetzte Anordnungen erteilt und die Arbeit des Personals darauf beschränkt ist, diese Anordnungen widerspruchslos umzusetzen. Diese Bedingungslosigkeit ist häufig die Ursache für Demotivation und Frustration. Im Idealfall formulieren Sie die Zielvereinbarungen schriftlich, sodass Sie jederzeit für die Beteiligten einsehbar sind.
3. Prioritäten setzen und Termine vereinbaren
Die Priorisierung sowie gegebenenfalls Terminvereinbarungen stellen sicher, dass die Aufgaben termingerecht erledigt werden und Zielkonflikte ausgeschlossen sind. Wichtig ist, die Zielformulierungen überschaubar zu halten, um eine Überforderung und eine damit einhergehende Demotivierung zu vermeiden.
4. Überprüfbare Zielvereinbarungen treffen
Zielvereinbarungen machen nur Sinn, wenn ihre Erreichbarkeit prüfbar und messbar ist. Wichtig ist, dass die vereinbarten Ziele überhaupt erreicht werden können. Geklärt werden sollte ausserdem, für welchen Beitrag beziehungsweise für welche Aufgabe der jeweilige Mitarbeiter verantwortlich ist. Diese Ziele sollten auch messbar sein. Es gibt beispielsweise Leistungsziele, bei denen innerhalb einer bestimmten Zeit von einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern eine definierte Leistung erreicht werden soll, zum Beispiel die Reduzierung von Kundenreklamationen, die Optimierung der Verwaltung durch digitale Instrumente oder die Erhöhung der Kundenanzahl durch Online-Massnahmen. Mögliche Ziele können auch das jeweilige Arbeitsverhalten des Mitarbeiters betreffen und beispielsweise die Senkung der Fehlerquote zum Ziel haben.
5. Mitarbeiter begleiten
Abhängig von den Zielen können Sie es Ihren Mitarbeitern überlassen, wie Sie die Ziele erreichen. Dadurch erzielen Sie zwei Effekte: Sie entlasten sich als Führungskraft und stärken die Eigenverantwortung der Mitarbeiter, die dadurch motivierter sind. Abhängig vom Umfang des Projektes können Sie auch Meilensteine verabreden, sodass Sie eine Kontrolle über die jeweiligen Fortschritte haben.
Der Inhalt ist im Wesentlichen davon abhängig, um welche Art von Mitarbeitergespräch es sich handelt. Mindestens findet ein Mitarbeitergespräch einmal im Jahr statt, das eine Mischung ist aus Mitarbeiterbeurteilung, Zielvereinbarungen und Personalentwicklungsmassnahmen. Ein Mitarbeitergespräch kann aber auch anberaumt werden, wenn es sich um ein Austritts- oder Rückkehrgespräch handelt, um ein Anerkennungsgespräch, ein Überzeugungsgespräch, ein Konfliktgespräch oder um ein Abmahngespräch. Ausgehend vom Jahresgespräch gliedert sich ein Mitarbeitergespräch in insgesamt drei Phasen, nämlich in die Vorbereitung, das eigentliche Gespräch und die Nachbereitung.
1. Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch
Auf ein Mitarbeitergespräch bereiten Sie sich vor, indem Sie alle, den Mitarbeiter betreffenden Informationen zusammentragen und die herausfiltern, die für das Gespräch relevant sind. Beispiele sind Gesprächsprotokolle vorangegangener Mitarbeitergespräche, die Personalakte, Zielvereinbarungen, Beurteilungen sowie gegebenenfalls der Arbeitsvertrag. Eine weitere vorbereitende Massnahme ist die Zeit- und Ortsplanung sowie die Einladung an den Mitarbeiter, die rund sieben Tage vor dem Gespräch ausgesprochen werden sollte. Machen Sie sich Notizen über den möglichen Gesprächsverlauf. Dazu gehört die Formulierung Ihres Kernanliegens ebenso wie das Ziel des Gesprächs und ihre möglichen Argumente.
2. Das eigentliche Gespräch
Wichtig ist ein lockerer Einstieg in das Mitarbeitergespräch, sodass eine entspannte und positive Atmosphäre vorherrschend ist. Benennen Sie zu Beginn die Rahmenbedingungen sowie das Ziel des Gesprächs. Gehen Sie auf die Äusserungen des Mitarbeiters ein und stellen Sie bei Bedarf präzise Nachfragen. Formulieren Sie Ihr Feedback positiv und sprechen Sie aus der Ich-Perspektive. Auf diese Weise finden Sie einen besseren Zugang zu Ihrem Mitarbeiter, sodass er für konstruktive Vorschläge empfänglich ist. Auch Kritik formulieren Sie konstruktiv, indem Sie Lösungsvorschläge unterbreiten. Lassen Sie Ihrem Mitarbeiter Raum für seine Standpunkte und auch für kritische Anmerkungen.
3. Die Nachbereitung des Mitarbeitergesprächs
Wichtig ist eine sorgfältige Nachbereitung. Fragen Sie sich, ob Sie selbst mit dem Verlauf des Gesprächs zufrieden sind. Prüfen Sie, ob Sie Ihre Erwartungen und Vorstellungen klar kommuniziert haben und ob das Gespräch einen wirklichen Nutzen hatte. Halten Sie Ihre Erkenntnisse und Vereinbarungen schriftlich fest. Sofern Sie neue Zielvereinbarungen getroffen haben, unterstützen Sie den betreffenden Mitarbeiter bei der Umsetzung, die gegebenenfalls in Form von Meilensteinen stattfindet.
Ziele eines erfolgreichen Mitarbeitergesprächs
Mit einem Mitarbeitergespräch können Sie bestimmte Ziele erreichen, die in der Summe für eine höhere Arbeitszufriedenheit sorgen und überdies geeignet sind, qualifizierte und erfahrene Mitarbeiter dauerhaft an Ihr Unternehmen zu binden.
Die wichtigsten Ziele eines Mitarbeitergesprächs:
1. Klarheit schaffen und Perspektiven eröffnen
Klar und unmissverständlich formulierte Ziele eröffnen Perspektiven getreu dem Motto: Wer das Ziel nicht kennt, wird auch den Weg nicht finden. Als Führungskraft sollten Sie darauf achten, dass die formulierten Ziele nicht nur dem Unternehmen dienlich sind, sondern auch mit der Unternehmensphilosophie beziehungsweise der Unternehmensstrategie vereinbar sind. Auf diesem Fundament aufbauend entwickeln Sie individuelle Handlungsziele, die der jeweilige Mitarbeiter allein oder im Team erreichen soll. Das funktioniert jedoch nur, wenn Sie das grosse Ganze im Blick behalten, das auch den Mitarbeitern bekannt sein sollte, um die Motivation zu steigern.
2. Verbindliche Aussagen treffen
Ein Mitarbeitergespräch unter vier Augen schafft Verbindlichkeit und eine Vertrauensbasis. Das gelingt jedoch nur, wenn Ziele gemeinsam entwickelt oder zumindest mit dem Mitarbeiter abgestimmt werden. Dadurch stellen Sie sicher, dass diese Ziele von den Mitarbeitern verstanden, akzeptiert und auch umgesetzt werden. Der Gegensatz dazu ist der direktive Führungsstil, bei dem der Vorgesetzte Anordnungen erteilt und die Arbeit des Personals darauf beschränkt ist, diese Anordnungen widerspruchslos umzusetzen. Diese Bedingungslosigkeit ist häufig die Ursache für Demotivation und Frustration. Im Idealfall formulieren Sie die Zielvereinbarungen schriftlich, sodass Sie jederzeit für die Beteiligten einsehbar sind.
3. Prioritäten setzen und Termine vereinbaren
Die Priorisierung sowie gegebenenfalls Terminvereinbarungen stellen sicher, dass die Aufgaben termingerecht erledigt werden und Zielkonflikte ausgeschlossen sind. Wichtig ist, die Zielformulierungen überschaubar zu halten, um eine Überforderung und eine damit einhergehende Demotivierung zu vermeiden.
4. Überprüfbare Zielvereinbarungen treffen
Zielvereinbarungen machen nur Sinn, wenn ihre Erreichbarkeit prüfbar und messbar ist. Wichtig ist, dass die vereinbarten Ziele überhaupt erreicht werden können. Geklärt werden sollte ausserdem, für welchen Beitrag beziehungsweise für welche Aufgabe der jeweilige Mitarbeiter verantwortlich ist. Diese Ziele sollten auch messbar sein. Es gibt beispielsweise Leistungsziele, bei denen innerhalb einer bestimmten Zeit von einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern eine definierte Leistung erreicht werden soll, zum Beispiel die Reduzierung von Kundenreklamationen, die Optimierung der Verwaltung durch digitale Instrumente oder die Erhöhung der Kundenanzahl durch Online-Massnahmen. Mögliche Ziele können auch das jeweilige Arbeitsverhalten des Mitarbeiters betreffen und beispielsweise die Senkung der Fehlerquote zum Ziel haben.
5. Mitarbeiter begleiten
Abhängig von den Zielen können Sie es Ihren Mitarbeitern überlassen, wie Sie die Ziele erreichen. Dadurch erzielen Sie zwei Effekte: Sie entlasten sich als Führungskraft und stärken die Eigenverantwortung der Mitarbeiter, die dadurch motivierter sind. Abhängig vom Umfang des Projektes können Sie auch Meilensteine verabreden, sodass Sie eine Kontrolle über die jeweiligen Fortschritte haben.