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Darf ich meinen Firmenwagen privat nutzen?

Veröffentlicht am 13.08.2021 von Henrik Jasek, Leiter ostjob.ch - Bildquelle: Getty Images
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Einem Firmenwagen kommt eine besondere Bedeutung zu. Mal ist er ein notwendiges Arbeitsinstrument und manchmal auch ein Prestigeobjekt und Zeichen einer erfolgreichen Karriere. Tatsächlich sind Firmenwagen heutzutage eine Zusatzleistung in Form eines Bonus, um qualifizierte Fachkräfte an ein Unternehmen zu binden. Verwirrung gibt es bisweilen um die AHV-Pflicht und um die Besteuerung eines Firmenwagens. Wie Sie beides korrekt abwickeln - lesen Sie mehr!
Vertragliche Regelungen rund um einen Firmenwagen
 
Ein Firmenwagen ist ein Fahrzeug, das von einem Unternehmen für berufliche Zwecke angeschafft und einem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt wird. Insoweit liegt der Schwerpunkt auf der beruflichen Nutzung. Das bedeutet auch, dass Fahrzeuge nur dann als Firmenwagen gelten, wenn sie im Besitz des Unternehmens sind oder von diesem geleast werden. Ist der Leasingvertrag auf den Namen eines Mitarbeiters ausgestellt, handelt es sich um ein privates Fahrzeug. Das gilt selbst dann, wenn die Kosten ganz oder in Teilen vom Arbeitgeber getragen werden. Massgeblich für die steuerliche Einordnung eines Firmenfahrzeugs ist das Betriebsvermögen. Danach handelt es sich nur dann um einen Firmenwagen, wenn dieser zum Betriebsvermögen gehört. Dazu muss das Fahrzeug zu mindestens 10 Prozent betrieblich genutzt werden. Keine Zweifel an der Zuordnung zum Betriebsvermögen bestehen bei einer geschäftlichen Nutzung von mehr als 50 Prozent.
 
Bei der Überlassung eines Firmenwagens sind zahlreiche Fragen zu klären, unter anderem diese:
 
  • Wer darf das Fahrzeug nutzen, und darf der Firmenwagen auch privat genutzt werden?
  • Welche Versicherungen müssen abgeschlossen werden?
  • Wer muss für Wartungskosten, Reparaturkosten, für die Haftung und für sonstige Kosten aufkommen?
 
Die verschiedenen Varianten der privaten Nutzung eines Firmenwagens
 
Da es sich bei einem Firmenfahrzeug in den meisten Fällen um eine zusätzliche Bonusleistung handelt, dürfen Mitarbeiter den Firmenwagen regelmässig auch privat nutzen. Dabei sind mehrere Varianten möglich:
 
  • Der zur Nutzung des Firmenwagens befugte Mitarbeiter darf das Fahrzeug lediglich für den Arbeitsweg zwischen seinem Wohnort und der Arbeitsstätte nutzen, der grundsätzlich der privaten Nutzung zugeordnet wird.
  • Der Arbeitnehmer nutzt den Firmenwagen für private Fahrten und ist verpflichtet, ein Fahrtenbuch beziehungsweise Bordbuch zu führen und den Arbeitgeber für Kilometer, die er mit dem Fahrzeug privat gefahren ist, zu entschädigen.
  • Der Arbeitnehmer entschädigt die private Nutzung des Fahrzeugs pauschal. Der Vorteil der pauschalen Regelung ist, dass diese regelmässig nicht kostendeckend ist.
  • Der Firmenwagen steht grundsätzlich neben der beruflichen auch für die private Nutzung zur Verfügung. Dafür fallen nur ausnahmsweise Kosten an, zum Beispiel bei längeren Urlaubsfahrten.
 
Es ist empfehlenswert, detaillierte Regelungen über die Nutzung eines Firmenwagens in den Arbeitsvertrag aufzunehmen oder einen separaten Vertrag aufzusetzen. Das gilt insbesondere für die private Nutzung des Fahrzeuges, die im jeweiligen Vertrag konkretisiert sein sollte.
 
Die steuerliche Behandlung eines privat genutzten Firmenwagens
 
Nutzt der Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch für private Zwecke, erwächst ihm daraus ein steuerlich relevanter Vorteil. Anderes gilt für die geschäftliche Nutzung des Dienstwagens, wofür keinerlei Steuern für den Arbeitnehmer anfallen. Im Rahmen der privaten Nutzung hat der Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss. Bei der pauschalen Versteuerung des geldwerten Vorteils muss der Arbeitnehmer monatlich 0,8 Prozent des tatsächlichen Netto-Anschaffungspreises des Fahrzeugs versteuern, wobei der Mindestbetrag bei monatlich 150 Schweizer Franken liegt.
 
Umgerechnet auf ein Jahr ergibt das 9,6 Prozent, die sich einkommenserhöhend auswirken und zur Gehaltsabrechnung addiert werden. Darauf werden dann Einkommensteuer sowie Sozialabgaben fällig. Mit der Pauschalmethode sind weder der Arbeitnehmer noch der Arbeitgeber gezwungen, detaillierte Angaben über die geschäftliche und private Nutzung zu machen und diesbezüglich Rechenschaft abzulegen. Auch wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, können Sie die pauschale Versteuerung von 0,8 Prozent nicht mindern. Das ist nur möglich, wenn Sie das Fahrzeug für sehr eingeschränkte Zwecke verwenden, wenn es zum Beispiel mit einem Firmenlogo oder mit einem Werbeschriftzug versehen ist oder sich im Fahrzeug Sondereinbauten befinden, die für die Ausübung des Berufes vorgesehen sind.
 
Der Firmenwagen in der Lohnabrechnung
 
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die private Nutzung des Firmenwagens dem Bruttolohn zuzuschlagen und im Lohnausweis zu berücksichtigen. Diesbezüglich hat er zwei Möglichkeiten:
 
1. Trägt der Arbeitgeber alle Kosten für den Firmenwagen und zahlt der Arbeitnehmer lediglich die Spritkosten für grössere private Fahrten, zum Beispiel bei Urlaubsreisen oder Wochenendausflügen, beträgt der in der Lohnabrechnung zu deklarierende Betrag 0,8 Prozent des Kaufpreises und mindestens 150 Schweizer Franken. Mit dem Kaufpreis ist nicht der Angebotspreis gemeint, sondern der tatsächlich gezahlte Preis. Bei Leasingfahrzeugen wird der Kaufpreis durch den im Leasingvertrag festgehaltenen Barkaufpreis des Fahrzeugs exklusive Mehrwertsteuer ersetzt.
 
2. Übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Kosten für den Firmenwagen, kann der in der Lohnabrechnung zu deklarierende Betrag auch anhand der privat zurückgelegten Kilometer errechnet werden. Das setzt allerdings voraus, dass der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führt. Dann werden die mit Firmenwagen privat zurückgelegten Kilometer mit dem jeweiligen Kilometersatz nach der TCS-Tabelle multipliziert.