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Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter - mach doch selbst oder lieber nicht?

Veröffentlicht am 08.09.2021 von Fredy Pillinger, Verkaufsleiter ostjob.ch - Bildquelle: Getty Images
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Wenn es um das Onboarding - die Einarbeitung neuer Mitarbeiter - geht, gehen die Meinungen manchmal auseinander. Immer mehr Unternehmen wissen jedoch den Wert einer systematischen und guten Einarbeitung zu schätzen.

Einen neuen Kollegen an Bord holen - die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird im angelsächsischen Bereich zutreffend als Onboarding bezeichnet. In der Vergangenheit haben viele Unternehmen hier auf systematische Prozesse verzichtet. Das rächt sich unter Umständen, wenn der neue Mitarbeiter sehr viel Zeit für seine Integration in die Organisation benötigt, weil er keine ausreichende Unterstützung erfährt. Unter einem mangelnden Interesse an der Einarbeitung leidet das gesamte Unternehmen, weil sich der erste Arbeitselan des neuen Mitarbeiters schnell verbraucht, wenn man ihn sprichwörtlich im Regen stehen lässt.
Wer ist für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zuständig?

Die Organisation und die Vorgaben für die Einarbeitung sind Angelegenheiten, die auf die Managementebene gehören. Vielfach wird sich auch der eine oder andere Manager an der praktischen Umsetzung im Onboarding beteiligen. Das schafft eine besondere Vertrauensebene und gibt den neuen Mitarbeiter die Gelegenheit, seine mögliche Scheu vor den Führungskräften zu verlieren. Ausserdem lernt der Chef die neue Kraft noch etwas besser können, als das im Bewerbungsprozess möglich war. Ebenfalls eine optimale Grundlage für die weitere Zusammenarbeit. Dabei sollte Neuen im Unternehmen unbedingt die Angst vor Fehlern genommen werden. Sie geniessen am Anfang Schutz und dürfen Fehler machen.

Welche Themen gehören in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

Eine gute Einarbeitung informiert neue Mitarbeiter umfassend
  • zu den organisatorischen Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit im Unternehmen. Denken Sie hier an Regelungen zu Arbeitszeit, Pausen, Verpflegung, Urlaub und Krankmeldung.
  • über die strukturellen Voraussetzungen der Arbeit. Welche Arbeitsanweisungen gelten? Gibt es Bedienungsanleitungen für Geräte? Wo findet der neue Mitarbeiterschulungsunterlagen? Wo kann er seine privaten Gegenstände ablegen? Sind im Unternehmen Formulare, Standards und Prozesse fixiert und vorgegeben? Sind bestimmte Sicherheitsmassnahmen einzuhalten? Gibt es besondere Gefahren im Umgang mit Geräten und Anlagen? Er benötigt Telefonlisten und eine Einweisung in die örtlichen Gegebenheiten. Idealerweise wird der Neue/die Neue anderen Mitarbeitern im Unternehmen - je nach Grösse der Organisation - vorgestellt.
  • über Arbeitsteams und Projekte. Der neue Kollege sollte die Möglichkeit haben, sein Team kennenzulernen. Er erhält Einblicke in laufende Projekte und die Projektstände. Sein Platz im Team wird definiert, und seine Aufgaben werden deutlich umrissen. Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten werden offengelegt. Unmittelbare Ansprechpartner werden benannt.

Gibt es eine festgelegte Dauer für das Onboarding?

Eine Standardempfehlung für die Dauer eines Einarbeitungsprozesses kann nicht gegeben werden. Arbeitsplätze und Arbeitsumgebungen sind unterschiedlich komplex. Das gilt ebenso für Aufgabenbereiche und Tätigkeiten. Sinnvoll ist es, so früh wie möglich mit der Einarbeitung zu beginnen. Der Prozess kann unmittelbar nach der Vertragsunterzeichnung gestartet werden. Insgesamt kann er einige Wochen und Monate umfassen. Diese Zeit sollten sich Unternehmen auch einplanen. Sie gewinnen viel mit einem Mitarbeiter, der optimal eingearbeitet wurde. Er wird schneller für das Unternehmen Geld verdienen als lange Zeit über Learning by Doing Geld kosten. Ausserdem profitiert die Organisation von der hohen Motivation neuer Mitarbeiter, die über den Einarbeitungsprozess zügig für das Unternehmen nutzbar wird. Kluges Onboarding verhindert, dass neue Kollegen schon frühzeitig so frustriert werden, dass sie sich nie vollständig mit ihrem Arbeitgeber identifizieren und niemals zu einem vollwertigen Kollegen werden.