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Chancen beim Jahresgespräch nutzen und Fehler vermeiden

Veröffentlicht am 08.12.2021 von Henrik Jasek, Leiter ostjob.ch - Bildquelle: Getty Images
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Manche Mitarbeiter verstehen das Jahresgespräch als lästigen Pflichttermin, während andere es als echte Chance begreifen. Welche Themen in dieses Gespräch gehören, wie sich Vorgesetzte und Mitarbeiter darauf vorbereiten können, und wie der jährliche Austausch ablaufen sollte, damit beide Seiten daraus einen Gewinn ziehen - wir haben alle wichtigen Informationen für Sie zusammengefasst.
Die Bedeutung von Jahresgesprächen
 

Mitarbeiter und Unternehmer sind sich oft nicht bewusst darüber, welche grosse Bedeutung ein Jahresgespräch für ihre persönliche Entwicklung im Unternehmen und für das Unternehmen hat. Meistens sind es grosse Unternehmen, die die Chance zum Austausch mit ihren Mitarbeitern nutzen. Im Mittelpunkt des Jahresgesprächs steht der Rückblick auf das vergangene Jahr. Dabei wird über die Erfolge und Misserfolge des Mitarbeiters gesprochen und über das Potenzial, Verbesserungen vorzunehmen. Das gilt für das Arbeitsumfeld ebenso wie für den Arbeitsbereich und die persönlichen Entwicklungschancen des Mitarbeiters. Bieten der Arbeitsbereich und der Mitarbeiter Entwicklungspotenzial, verfügt der Mitarbeiter über die entsprechende Qualifikation, und welche persönlichen Ziele möchte er erreichen - das sind nur einige der Fragestellungen, mit denen sich Chef und Mitarbeiter im Jahresgespräch beschäftigen. Gehaltsverhandlungen gehören normalerweise nicht in ein Jahresgespräch, das jedoch die Basis für spätere Verhandlungen sein kann.
 
Leitfaden für ein erfolgreiches Jahresgespräch
 
Voraussetzung für ein erfolgreiches Jahresgespräch zwischen Chef und Mitarbeiter ist eine gute Vorbereitung, eine strukturierte Gesprächsführung sowie die Nachbereitung.
 
1. Die Rolle des Vorgesetzten im Jahresgespräch
 
Im Idealfall verwenden Vorgesetzte einen standardisierten Leitfaden für Jahresgespräche, der im Unternehmen entwickelt wurde und einheitlich für alle Bereiche und Abteilungen zum Einsatz kommt. Der Leitfaden sollte auch den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, zum Beispiel über das Intranet.
 
Der Leitfaden kann unter anderem diese Punkte enthalten:
 
  • Welche Ziele sind im vorangegangenen Jahresgespräch gesteckt worden?
  • Welche Ziele sind erreicht worden, welche nicht und warum?
  • Ist seitens des Mitarbeiters Kritik zu erwarten?
 
Führungskräfte sind gut beraten, wenn sie sich im Verlauf eines Jahres Notizen über die Aufgaben und die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter machen. Das gilt auch für konstruktive Vorschläge, für Ergebnisse schwieriger Kundenverhandlungen, für das Verhalten im Umgang mit Kunden, Kollegen und dem Vorgesetzten. Diese Aufzeichnungen helfen Ihnen als Vorgesetztem, ein vertieftes Feedback abzugeben und dieses anhand von Beispielen zu begründen. Für ein Jahresgespräch sollten Sie eine Stunde bis zweieinhalb Stunden Zeit einplanen.
 
Das Jahresgespräch bietet auch die Gelegenheit, über die Rolle des Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens sowie über sein Entwicklungspotenzial zu sprechen.
 
  • Wie hat sich der Mitarbeiter fachlich, methodisch, organisatorisch sowie in Bezug auf seine soziale Kompetenz und kommunikativen Fähigkeiten entwickelt?
  • Gibt es Potenzial für eine Weiterentwicklung? Braucht es dafür eine Fortbildung oder ein Seminar?
  • Welche Aufgaben und Ziele werden für das kommende Jahr definiert?
 
Diese und andere Fragestellungen ziehen sich wie ein roter Faden durch das Jahresgespräch und werden abschliessend schriftlich dokumentiert - als Kontrollinstrument und Gesprächsgrundlage für das im kommenden Jahr stattfindende Jahresgespräch.
 
2. Die Rolle des Mitarbeiters im Jahresgespräch
 
Mitarbeiter sollten das Jahresgespräch ernst nehmen, es als Chance begreifen und sich ebenfalls darauf vorbereiten. Eine Chance ist es deshalb, weil Sie als Mitarbeiter die Chance erhalten, Ihre Leistungen angemessen herauszustellen. Sie dürfen Wünsche in Bezug auf Ihre weitere persönliche Entwicklung formulieren und auch kritische Themen ansprechen.
 
  • Welche Aufgaben und Projekte sind Ihnen gut gelungen?
  • Was hat weniger gut funktioniert? Was waren die Gründe?
  • Haben Sie diesbezüglich Verbesserungsvorschläge? Was kann Ihr Vorgesetzter tun?
  • Möchten Sie Ihren Arbeitsbereich verbessern? In welche Richtung möchten Sie sich entwickeln? Sind Sie an einer Weiterbildung interessiert?
 
Wichtig ist für beide Seiten, bei Klärungsbedarf Fragen zu stellen, während Mutmassungen, Rechtfertigungen und Ausflüchte wenig zielführend sind.
 
Die Nachbereitung des Jahresgesprächs
 
Um die Ergebnisse des Jahresgesprächs zu dokumentieren, bietet sich ein standardisiertes Formular an, das für alle Bereiche und Abteilungen im Unternehmen verwendet wird. Mitarbeiter sollten die Gelegenheit haben, sich die Verschriftlichung anzusehen und gegebenenfalls Korrekturwünsche anzumelden.
 
Erfolge, Misserfolge, persönliche Entwicklung, Karriereziele und Unternehmensziele sind Gegenstand des Jahresgesprächs. Oftmals ist es das einzige persönliche Gespräch, das ein Mitarbeiter mit einem Vorgesetzten einmal im Jahr führt. Mit der richtigen Planung und Durchführung ist das Jahresgespräch eine gute Grundlage für die weitere, von beiden Seiten getragene erfolgreiche Zusammenarbeit.