Grundsätze der E-Mail Etikette: Worauf Sie beim Schreiben von Business-Mails achten sollten
Veröffentlicht am 26.11.2021 von Henrik Jasek, Leiter ostjob.ch - Bildquelle: Getty Images
E-Mail Nachrichten sind von einer gewissen Flapsigkeit geprägt, die in geschäftlichen Mails nichts zu suchen hat. Tatsächlich kann das dem Image des Absenders und dem des Unternehmens nachhaltig schaden. Deshalb lohnt es sich, sich mit den Grundsätzen der E-Mail Etikette näher zu befassen. Welche Merkmale seriöse und professionelle E-Mails aufweisen - wir haben die wichtigsten Informationen in den nachfolgenden Tipps für Sie zusammengefasst.
9 Tipps für seriöse und professionelle Business-Mails
Sie möchten vom Empfänger Ihrer Nachricht ernst genommen und respektiert werden? Dann befolgen Sie die nachfolgenden Tipps, die sich auf den Inhalt und die Textgestaltung sowie formal-technische Aspekte von Business-Mails konzentrieren.
Tipp 1: Gestalten Sie geschäftliche E-Mails so informativ und kurz wie möglich. Sie kennen das sicher, dass Sie tagtäglich mit E-Mails überflutet werden. Da sind auch Sie bestimmt froh, wenn Sie kurze Nachrichten erhalten, deren Inhalt Sie in Sekundenschnelle erfassen.
Tipp 2: Wie jeder Brief beginnt auch jede E-Mail mit einer Anrede. Insoweit sollten Sie sich nicht an den Gepflogenheiten von WhatsApp oder Chats orientieren, wo diese mittlerweile unterschlagen wird. Insbesondere im Geschäftsverkehr erwarten Kunden und Geschäftspartner eine persönliche Anrede sowie eine Schlussformel. Abhängig vom Grad der Vertrautheit schreiben Sie "sehr geehrter Herr/sehr geehrte Frau" oder "sehr geehrte Damen und Herren". Ebenso höflich und freundlich endet die Nachricht "mit freundlichen Grüssen" oder "herzliche Grüsse".
Tipp 3: Achten Sie auf einen aussagekräftigen Betreff, der kurz und knackig die wichtigsten Inhalte der E-Mail zusammenfasst. Insoweit reichen Aussagen wie "eine Bitte" oder "eine Frage" im Geschäftsverkehr nicht aus. Stattdessen sollten Sie im Betreff beschreiben, worauf sich die Frage beziehungsweise die Bitte beziehen.
Tipp 4: Verwenden Sie, wenn überhaupt, Abkürzungen sparsam. Dafür gibt es gute Gründe. Zum einen erfordern weniger bekannte Abkürzungen eine Dechiffrierung, was mit Zeitaufwand verbunden ist. Zum anderen wirkt es bequem, wenn Sie jede Kleinigkeit abkürzen. Ein Beispiel ist die Abkürzung "MfG" für "mit freundlichen Grüssen", die wenig Freundlichkeit ausstrahlt und dem Empfänger das Gefühl vermittelt, dass er es Ihnen nicht wert war, die Abschiedsformel auszuschreiben.
Tipp 5: Bedenken Sie, dass bei Schriftverkehr wesentliche Merkmale der Kommunikation, nämlich Mimik und Gestik, entfallen. Das bedeutet, dass der Empfänger auf das geschriebene Wort angewiesen ist. Verzichten Sie deshalb auf Anspielungen, Witze oder Ironie, die schnell falsch verstanden werden können. Gleiches gilt für die Verwendung von Emoticons oder Smileys, die unprofessionell wirken und in geschäftlicher Korrespondenz nichts verloren haben.
Tipp 6: Jeder Text bedarf einer Formatierung, sodass sich der Empfänger schnell einen Überblick über den Inhalt verschaffen kann. Dazu gehört eine sinnvolle inhaltliche Gliederung sowie Absätze, die Sinnzusammenhänge herstellen. Markierungen sind bei E-Mails erlaubt, die die Augen des Lesers auf die wichtigsten Passagen lenken, sofern sie sparsam verwendet werden. Die Schriftfarbe ist in der Regel schwarz, wobei Sie eine gut lesbare Schriftart verwenden sollten.
Tipp 7: Geschäftlich genutzte E-Mail Adressen enthalten regelmässig den Firmennamen oder den Namen des jeweiligen Ansprechpartners plus den Firmennamen. Persönliche Nutzernamen haben in diesen Adressen nichts zu suchen. Das gilt übrigens auch für Bewerbungen. Auch der Provider sollte seriös und professionell sein, um das Sicherheitsgefühl von Kunden und Geschäftspartnern zu bedienen. Das bedeutet, dass Sie keinen Freemail-Anbieter nutzen, sondern sich dafür entscheiden sollten, eine eigene Domain zu beanspruchen.
Tipp 8: Verzichten Sie darauf, Wichtigkeitsstufen beim Versand von E-Mails zu verwenden. Es ist nachvollziehbar, dass Sie Ihre Nachricht als besonders wichtig einstufen. Tatsächlich ist jeder Absender in dem Glauben, dass seine E-Mail die wichtigste ist, wobei am Ende der Empfänger die Priorisierung vornimmt. Aus demselben Grund sollten Sie auch auf das Anfordern einer Lesebestätigung verzichten. Diese hat den unangenehmen Beigeschmack, dass Sie den Leser unter Druck setzen zu reagieren und ihn überdies kontrollieren, ob und wann der die Nachricht liest. Beide Aktivitäten kommen beim Empfänger nicht gut an, sodass ganz schnell aus einer Lappalie schlechte Stimmung entstehen kann.
Tipp 9: Nicht zu vergessen ist die E-Mail Signatur, deren werbliches Potenzial oftmals ausser Acht gelassen wird. Das Einrichten einer Signatur muss zunächst einmal den gesetzlichen Rahmenbedingungen entsprechen. Sie sollte den vollständigen Namen des Mitarbeiters, die Position innerhalb des Unternehmens, die Adresse sowie die Kontaktdaten enthalten. In die Signatur von Business-Mails gehören ausserdem der Name und die Rechtsform des Unternehmens, die Anschrift, die Handelsregisternummer sowie das zuständige Registergericht sowie der Name der Geschäftsführer und gegebenenfalls der Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden. Werblich nutzen Sie die Signatur, wenn Sie beispielsweise das Firmenlogo einbauen oder einen signifikanten Satz, der in Verbindung mit der Marke oder dem Unternehmen steht.
Ein allgemein gültiges Zeitfenster für die Beantwortung von E-Mails gibt es nicht. Benötigt der Absender dringend eine Antwort, kann der Griff zum Telefon die bessere Wahl sein. Aus Gründen der Höflichkeit sollten Sie versuchen, eine E-Mail innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Ist das nicht möglich, schicken Sie an den Absender eine Nachricht, dass Sie die E-Mail erhalten haben, jedoch etwas mehr Zeit für die Bearbeitung benötigen.
Sie möchten vom Empfänger Ihrer Nachricht ernst genommen und respektiert werden? Dann befolgen Sie die nachfolgenden Tipps, die sich auf den Inhalt und die Textgestaltung sowie formal-technische Aspekte von Business-Mails konzentrieren.
Tipp 1: Gestalten Sie geschäftliche E-Mails so informativ und kurz wie möglich. Sie kennen das sicher, dass Sie tagtäglich mit E-Mails überflutet werden. Da sind auch Sie bestimmt froh, wenn Sie kurze Nachrichten erhalten, deren Inhalt Sie in Sekundenschnelle erfassen.
Tipp 2: Wie jeder Brief beginnt auch jede E-Mail mit einer Anrede. Insoweit sollten Sie sich nicht an den Gepflogenheiten von WhatsApp oder Chats orientieren, wo diese mittlerweile unterschlagen wird. Insbesondere im Geschäftsverkehr erwarten Kunden und Geschäftspartner eine persönliche Anrede sowie eine Schlussformel. Abhängig vom Grad der Vertrautheit schreiben Sie "sehr geehrter Herr/sehr geehrte Frau" oder "sehr geehrte Damen und Herren". Ebenso höflich und freundlich endet die Nachricht "mit freundlichen Grüssen" oder "herzliche Grüsse".
Tipp 3: Achten Sie auf einen aussagekräftigen Betreff, der kurz und knackig die wichtigsten Inhalte der E-Mail zusammenfasst. Insoweit reichen Aussagen wie "eine Bitte" oder "eine Frage" im Geschäftsverkehr nicht aus. Stattdessen sollten Sie im Betreff beschreiben, worauf sich die Frage beziehungsweise die Bitte beziehen.
Tipp 4: Verwenden Sie, wenn überhaupt, Abkürzungen sparsam. Dafür gibt es gute Gründe. Zum einen erfordern weniger bekannte Abkürzungen eine Dechiffrierung, was mit Zeitaufwand verbunden ist. Zum anderen wirkt es bequem, wenn Sie jede Kleinigkeit abkürzen. Ein Beispiel ist die Abkürzung "MfG" für "mit freundlichen Grüssen", die wenig Freundlichkeit ausstrahlt und dem Empfänger das Gefühl vermittelt, dass er es Ihnen nicht wert war, die Abschiedsformel auszuschreiben.
Tipp 5: Bedenken Sie, dass bei Schriftverkehr wesentliche Merkmale der Kommunikation, nämlich Mimik und Gestik, entfallen. Das bedeutet, dass der Empfänger auf das geschriebene Wort angewiesen ist. Verzichten Sie deshalb auf Anspielungen, Witze oder Ironie, die schnell falsch verstanden werden können. Gleiches gilt für die Verwendung von Emoticons oder Smileys, die unprofessionell wirken und in geschäftlicher Korrespondenz nichts verloren haben.
Tipp 6: Jeder Text bedarf einer Formatierung, sodass sich der Empfänger schnell einen Überblick über den Inhalt verschaffen kann. Dazu gehört eine sinnvolle inhaltliche Gliederung sowie Absätze, die Sinnzusammenhänge herstellen. Markierungen sind bei E-Mails erlaubt, die die Augen des Lesers auf die wichtigsten Passagen lenken, sofern sie sparsam verwendet werden. Die Schriftfarbe ist in der Regel schwarz, wobei Sie eine gut lesbare Schriftart verwenden sollten.
Tipp 7: Geschäftlich genutzte E-Mail Adressen enthalten regelmässig den Firmennamen oder den Namen des jeweiligen Ansprechpartners plus den Firmennamen. Persönliche Nutzernamen haben in diesen Adressen nichts zu suchen. Das gilt übrigens auch für Bewerbungen. Auch der Provider sollte seriös und professionell sein, um das Sicherheitsgefühl von Kunden und Geschäftspartnern zu bedienen. Das bedeutet, dass Sie keinen Freemail-Anbieter nutzen, sondern sich dafür entscheiden sollten, eine eigene Domain zu beanspruchen.
Tipp 8: Verzichten Sie darauf, Wichtigkeitsstufen beim Versand von E-Mails zu verwenden. Es ist nachvollziehbar, dass Sie Ihre Nachricht als besonders wichtig einstufen. Tatsächlich ist jeder Absender in dem Glauben, dass seine E-Mail die wichtigste ist, wobei am Ende der Empfänger die Priorisierung vornimmt. Aus demselben Grund sollten Sie auch auf das Anfordern einer Lesebestätigung verzichten. Diese hat den unangenehmen Beigeschmack, dass Sie den Leser unter Druck setzen zu reagieren und ihn überdies kontrollieren, ob und wann der die Nachricht liest. Beide Aktivitäten kommen beim Empfänger nicht gut an, sodass ganz schnell aus einer Lappalie schlechte Stimmung entstehen kann.
Tipp 9: Nicht zu vergessen ist die E-Mail Signatur, deren werbliches Potenzial oftmals ausser Acht gelassen wird. Das Einrichten einer Signatur muss zunächst einmal den gesetzlichen Rahmenbedingungen entsprechen. Sie sollte den vollständigen Namen des Mitarbeiters, die Position innerhalb des Unternehmens, die Adresse sowie die Kontaktdaten enthalten. In die Signatur von Business-Mails gehören ausserdem der Name und die Rechtsform des Unternehmens, die Anschrift, die Handelsregisternummer sowie das zuständige Registergericht sowie der Name der Geschäftsführer und gegebenenfalls der Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden. Werblich nutzen Sie die Signatur, wenn Sie beispielsweise das Firmenlogo einbauen oder einen signifikanten Satz, der in Verbindung mit der Marke oder dem Unternehmen steht.
Ein allgemein gültiges Zeitfenster für die Beantwortung von E-Mails gibt es nicht. Benötigt der Absender dringend eine Antwort, kann der Griff zum Telefon die bessere Wahl sein. Aus Gründen der Höflichkeit sollten Sie versuchen, eine E-Mail innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Ist das nicht möglich, schicken Sie an den Absender eine Nachricht, dass Sie die E-Mail erhalten haben, jedoch etwas mehr Zeit für die Bearbeitung benötigen.