Digitales Dokumentenmanagement - drucken Sie noch oder managen Sie schon?
Veröffentlicht am 27.10.2023 von Fredy Pillinger, Verkaufsleiter ostjob.ch - Bildquelle: Getty Images
Digitales Dokumentenmanagement erreicht immer mehr HR-Abteilungen. Die damit verbundene Automatisierung beschleunigt Prozessabläufe und hilft vor allem den Unternehmen, in denen grosse Volumina bearbeitet werden müssen. Dabei geht es vor allem um die HR-Dokumente, die am häufigsten anfallen, nämlich Arbeitsverträge, Änderungen von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Zeugnisse. Was modernes Dokumentenmanagement ist, und was es leisten kann - das und mehr erfahren Sie hier!
Digitales Dokumentenmanagement - eine Definition
Digitales Dokumentenmanagement wird mithilfe einer Software umgesetzt. Ziel ist, Geschäftsdokumente und Geschäftsabläufe zu digitalisieren. Immerhin haben rund 80 Prozent der personalwirtschaftlichen Aufgaben mit dem Erstellen, Versenden, Ablegen und Ordnen von Dokumenten zu tun. Beispiele sind Lohnnachweise, Arbeitsverträge, Kündigungen, Bewerbungen sowie die Dokumentation von Mitarbeitergesprächen, um nur einige Beispiele zu nennen. Insoweit ist das
digitale Dokumentenmanagement ein Schritt in Richtung Nachhaltigkeit und Schonen von Ressourcen wie Arbeitskraft, Zeit, Papier und Druckerschwärze.
Bei der Wahl der Software für die Digitalisierung von HR haben Sie die Wahl. Sie entscheiden auch
über die Funktionalitäten und sollten diesbezüglich diese Punkte beachten:
1. Der Dokumentenmanager sollte auf allen Geräten im Unternehmen verfügbar sein, ohne dass
zusätzliche Programme heruntergeladen werden müssen. Das ist deshalb sinnvoll, damit die
Mitarbeiter zum Beispiel die Möglichkeit haben, Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung eigenverantwortlich abzurufen.
2. Für jeden im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter sollte ein eigener Bereich zur Verfügung stehen. Hier kann er beispielsweise Gehaltsabrechnungen, seinen Arbeitsvertrag und Ausweisdokumente speichern, ohne dass andere Mitarbeiter Zugriff darauf haben.
3. Der digitale Dokumentenmanager ist darüber hinaus auch ein internes Werkzeug, über das Sie Ankündigungen und Informationen an alle Mitarbeiter verteilen können.
4. Das digitale Dokumentenmanagement muss ausserdem den Anforderungen der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) und sonstigen Sicherheitsstandards genügen.
Was sind die Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung im HR?
Es sind vor allem grössere und grosse Unternehmen, die vom digitalen Dokumentenmanagement profitieren. Aber auch kleinere Unternehmen können die mit dem Personalmanagement verbundenen Aufgaben optimieren und von diesen Vorteilen profitieren:
1. Zeitersparnis: Mit der Digitalisierung der Unterlagen ist eine immense Zeitersparnis verbunden, was zunächst einmal die Erstellung von Dokumenten betrifft. Das gilt aber auch, wenn Sie ein wichtiges Dokument suchen, das über die Suchfunktion schnell gefunden werden kann. In der digitalen Personalakte, dem Kernstück des digitalen Dokumentenmanagements, werden sämtliche, für den
jeweiligen Mitarbeiter relevanten Daten und Dokumente zusammengeführt. Alles ist beisammen, sodass die zeitraubende Suche nach Unterlagen entfällt.
2. Übersichtlichkeit: Im HR ergänzen sich bislang analoge und digitale Dokumente. Dieser Mix
bedingt jedoch, dass die Dokumente nicht übersichtlich abgelegt sind. Das digitale Dokumentenmanagement verleiht der Bearbeitung ihrer Aufgaben Struktur und gleichzeitig Ordnung. Durch die Digitalisierung werden sämtliche Unterlagen vereinheitlicht, sodass der gesamte HR-Bereich übersichtlicher gestaltet ist.
3. Konzentration: Die Digitalisierung versetzt HR-Mitarbeiter in die Situation, sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren zu können. Sie haben beispielsweise mehr Zeit, fachlich qualifizierte Mitarbeiter zu akquirieren oder im Unternehmen beschäftigte Mitarbeiter in ihrer beruflichen Entwicklung zu unterstützen. Das erhöht nicht nur die Produktivität im HR, sondern fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und unterstützt auch den Erfolg Ihres Unternehmens.
4. Unterstützung flexibler Arbeitsmodelle: Es ist zeitaufwändig, mit den Mitarbeitern flexible
Arbeitsmodelle zu vereinbaren und deren Einhaltung zu überwachen. Bisweilen gibt es auch technische Probleme, wenn HR-Mitarbeiter im Home Office auf interne Dokumente zugreifen wollen, um sie zu bearbeiten. Einfacher funktioniert das mit der digitalen Dokumentenverwaltung, auf die Sie von jedem Ort und zu verschiedenen Zeiten zugreifen können. Jeder HR-Mitarbeiter ist, unabhängig vom jeweiligen Arbeitsmodell, immer auf dem neuesten Stand.
Das sind nur einige Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements im Personalbereich. Auch die Arbeitsweise kann entsprechend angepasst werden, indem Sie entscheiden, welcher HR-Mitarbeiter auf welche Dokumente Zugriff hat und auf welche nicht. Ressourcen werden geschont, sodass sich die digitale Dokumentenverwaltung in Unternehmen insgesamt kostensenkend auswirkt.
Digitales Dokumentenmanagement wird mithilfe einer Software umgesetzt. Ziel ist, Geschäftsdokumente und Geschäftsabläufe zu digitalisieren. Immerhin haben rund 80 Prozent der personalwirtschaftlichen Aufgaben mit dem Erstellen, Versenden, Ablegen und Ordnen von Dokumenten zu tun. Beispiele sind Lohnnachweise, Arbeitsverträge, Kündigungen, Bewerbungen sowie die Dokumentation von Mitarbeitergesprächen, um nur einige Beispiele zu nennen. Insoweit ist das
digitale Dokumentenmanagement ein Schritt in Richtung Nachhaltigkeit und Schonen von Ressourcen wie Arbeitskraft, Zeit, Papier und Druckerschwärze.
Bei der Wahl der Software für die Digitalisierung von HR haben Sie die Wahl. Sie entscheiden auch
über die Funktionalitäten und sollten diesbezüglich diese Punkte beachten:
1. Der Dokumentenmanager sollte auf allen Geräten im Unternehmen verfügbar sein, ohne dass
zusätzliche Programme heruntergeladen werden müssen. Das ist deshalb sinnvoll, damit die
Mitarbeiter zum Beispiel die Möglichkeit haben, Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung eigenverantwortlich abzurufen.
2. Für jeden im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter sollte ein eigener Bereich zur Verfügung stehen. Hier kann er beispielsweise Gehaltsabrechnungen, seinen Arbeitsvertrag und Ausweisdokumente speichern, ohne dass andere Mitarbeiter Zugriff darauf haben.
3. Der digitale Dokumentenmanager ist darüber hinaus auch ein internes Werkzeug, über das Sie Ankündigungen und Informationen an alle Mitarbeiter verteilen können.
4. Das digitale Dokumentenmanagement muss ausserdem den Anforderungen der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) und sonstigen Sicherheitsstandards genügen.
Was sind die Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung im HR?
Es sind vor allem grössere und grosse Unternehmen, die vom digitalen Dokumentenmanagement profitieren. Aber auch kleinere Unternehmen können die mit dem Personalmanagement verbundenen Aufgaben optimieren und von diesen Vorteilen profitieren:
1. Zeitersparnis: Mit der Digitalisierung der Unterlagen ist eine immense Zeitersparnis verbunden, was zunächst einmal die Erstellung von Dokumenten betrifft. Das gilt aber auch, wenn Sie ein wichtiges Dokument suchen, das über die Suchfunktion schnell gefunden werden kann. In der digitalen Personalakte, dem Kernstück des digitalen Dokumentenmanagements, werden sämtliche, für den
jeweiligen Mitarbeiter relevanten Daten und Dokumente zusammengeführt. Alles ist beisammen, sodass die zeitraubende Suche nach Unterlagen entfällt.
2. Übersichtlichkeit: Im HR ergänzen sich bislang analoge und digitale Dokumente. Dieser Mix
bedingt jedoch, dass die Dokumente nicht übersichtlich abgelegt sind. Das digitale Dokumentenmanagement verleiht der Bearbeitung ihrer Aufgaben Struktur und gleichzeitig Ordnung. Durch die Digitalisierung werden sämtliche Unterlagen vereinheitlicht, sodass der gesamte HR-Bereich übersichtlicher gestaltet ist.
3. Konzentration: Die Digitalisierung versetzt HR-Mitarbeiter in die Situation, sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren zu können. Sie haben beispielsweise mehr Zeit, fachlich qualifizierte Mitarbeiter zu akquirieren oder im Unternehmen beschäftigte Mitarbeiter in ihrer beruflichen Entwicklung zu unterstützen. Das erhöht nicht nur die Produktivität im HR, sondern fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und unterstützt auch den Erfolg Ihres Unternehmens.
4. Unterstützung flexibler Arbeitsmodelle: Es ist zeitaufwändig, mit den Mitarbeitern flexible
Arbeitsmodelle zu vereinbaren und deren Einhaltung zu überwachen. Bisweilen gibt es auch technische Probleme, wenn HR-Mitarbeiter im Home Office auf interne Dokumente zugreifen wollen, um sie zu bearbeiten. Einfacher funktioniert das mit der digitalen Dokumentenverwaltung, auf die Sie von jedem Ort und zu verschiedenen Zeiten zugreifen können. Jeder HR-Mitarbeiter ist, unabhängig vom jeweiligen Arbeitsmodell, immer auf dem neuesten Stand.
Das sind nur einige Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements im Personalbereich. Auch die Arbeitsweise kann entsprechend angepasst werden, indem Sie entscheiden, welcher HR-Mitarbeiter auf welche Dokumente Zugriff hat und auf welche nicht. Ressourcen werden geschont, sodass sich die digitale Dokumentenverwaltung in Unternehmen insgesamt kostensenkend auswirkt.