Gezielte Reisevorbereitungen fördert die Entspannung und Erholung
Veröffentlicht am 10.12.2021 von Fredy Pillinger, Verkaufsleiter ostjob.ch - Bildquelle: Getty Images
Das Reiseziel ist ausgewählt und der Urlaub bereits gebucht. Die Vorfreude steigt unaufhörlich. Um aber sowohl die Reise als auch den Urlaub an sich zu einem wirklich entspannenden und erholsamen Highlight zu machen, sollten Sie frühzeitig mit den Reisevorbereitungen beginnen. Das senkt den Stressfaktor enorm.
So bereiten Sie Ihren Urlaub optimal vor
Informationen bilden die Grundlage für viele Entscheidungen im Rahmen der Urlaubsvorbereitung. Ganz oben auf der Liste stehen hier die jeweiligen Einreisebestimmungen sowie beispielsweise die medizinische Versorgung im gewählten Urlaubsland. Wird vielleicht ein Visum benötigt oder gibt es vorgeschriebene Impfungen? Kümmern Sie sich frühzeitig um die Beschaffung der Informationen.
Dann haben Sie genug Zeit, um Visa zu beantragen oder einen Impfschutz zu realisieren. Außerdem sollten Sie Ihre Reiseapotheke auffüllen. Der Fokus liegt dabei vor allem auf Medikamente, die regelmässig von einem der Urlauber eingenommen werden müssen. Es gibt aber noch eine ganze Menge anderer Erledigungen im Rahmen der Urlaubsvorbereitung.
Grundsätzlich können Sie sich an dieser Checkliste orientieren
Auch im Hinblick auf Ihre berufliche Tätigkeit besitzt eine gute Urlaubsvorbereitung einen hohen Stellenwert. Denn funktioniert die Urlaubsübergabe nicht wie gewünscht und unter Berücksichtigung sämtlicher Faktoren und Spezifikationen, laufen Sie Gefahr, dass der berufliche Stress auch in Ihrem Urlaub allgegenwärtig ist.
Daher stellt die diesbezügliche Vorbereitung den entscheidenden Faktor dar, um Nachfragen von Kollegen während Ihres Urlaubs bereits im Vorfeld zu unterbinden. Die folgenden Handlungsempfehlungen gewährleisten eine effektive Urlaubsübergabe und damit einen stressfreien Urlaub fernab vom beruflichen Alltag.
Handlungsempfehlung 1: Rechtzeitig planen und vorbereiten
Welche Aufgaben müssen an wen delegiert bzw. übergeben werden? Diese zentrale Frage stellt den Ausgangspunkt für Ihre berufsbedingte Urlaubsvorbereitung dar. Meistens legt der Vorgesetzte Ihre Urlaubsvertretung fest. Hierfür sollten Sie mindestens zwei Wochen Zeit für die entsprechende Organisation einplanen.
Eine Aufgabenliste gibt Ihrer Vertretung einen guten Überblick über alle anfallenden Aufgaben und Arbeiten. Oftmals ist es auch ratsam, zu einem persönlichen Gespräch zusammenzukommen. Auf Basis der schriftlichen Übergabe können Sie auf diese Weise alle Punkte noch einmal mündlich detailliert besprechen.
Das gibt sowohl der Urlaubsvertretung als auch Ihnen ein sicheres Gefühl und verhindert spätere Unklarheiten und Nachfragen. Wichtig dabei: Die finale Übergabemail sollte definitiv erst an Ihrem letzten Arbeitstag erfolgen und die Urlaubsvertretung noch einmal über den aktuellen Stand detailliert informieren.
Handlungsempfehlung 2: Kollegen, Geschäftspartner und Kunden frühzeitig informieren
Informieren Sie Ihre Kollegen, Geschäftspartner und Kunden frühzeitig über den Urlaub und die damit verbundene Abwesenheit. Ganz wichtig ist die Kontaktaufnahme mit den Kollegen, die Ihre Aufgaben während Ihres Urlaubs übernehmen sollen. Aber auch die Kunden und Geschäftspartner, die Sie betreuen, sollten rechtzeitig informiert werden. Gerade dann, wenn Deadlines eingehalten werden müssen, ist dies für die Geschäftsbeziehung essenziell wesentlich. Durch einen frühzeitigen Informationstransfer können Sie zum Beispiel Deadlines verschieben und auf Ihre Urlaubsvertretung bei Fragen oder Problemen während Ihrer Abwesenheit verweisen.
Handlungsempfehlung 3:
Fertigen Sie eine To-do-Liste an und notieren Sie alle anfallenden Aufgaben. Zudem müssen die jeweiligen Zuständigkeiten genau geklärt und Transparenz erzeugt werden. Eine ausführliche Beschreibung darf dabei nicht fehlen. Diese Fragen sollten eindeutig durch eine entsprechende Übergabemail geklärt werden:
Handlungsempfehlung 4:
Auch eine übersichtliche Büroorganisation und ein aufgeräumter Schreibtisch erleichtert die Arbeit Ihrer Urlaubsvertretung und verschafft Ihnen somit Entspannung und ein sicheres Gefühl. Beschriftete Dokumente, Ordner, Ablagen oder Schalen stellen praktische Helfer dar, damit sich Kollegen schnell zurechtfinden und relevante Unterlagen schnell finden.
Handlungsempfehlung 5:
Auf keinen Fall fehlen darf eine Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Programm fehlen. Auf diese Weise informieren Sie Geschäftspartner und Kunden über Ihren anstehenden Urlaub. Eine solche Abwesenheitsmail muss zwingend korrekte Angaben zum Abwesenheitszeitraum und zur Vertretung sowie zum Umgang mit den eingehenden E-Mails (Bearbeitung erst nach Rückkehr aus Urlaub, Weiterleitung etc.) beinhalten. Organisieren Sie auch eine Telefonumleitung zu einem Kollegen oder Ihrer Urlaubsvertretung.
Informationen bilden die Grundlage für viele Entscheidungen im Rahmen der Urlaubsvorbereitung. Ganz oben auf der Liste stehen hier die jeweiligen Einreisebestimmungen sowie beispielsweise die medizinische Versorgung im gewählten Urlaubsland. Wird vielleicht ein Visum benötigt oder gibt es vorgeschriebene Impfungen? Kümmern Sie sich frühzeitig um die Beschaffung der Informationen.
Dann haben Sie genug Zeit, um Visa zu beantragen oder einen Impfschutz zu realisieren. Außerdem sollten Sie Ihre Reiseapotheke auffüllen. Der Fokus liegt dabei vor allem auf Medikamente, die regelmässig von einem der Urlauber eingenommen werden müssen. Es gibt aber noch eine ganze Menge anderer Erledigungen im Rahmen der Urlaubsvorbereitung.
Grundsätzlich können Sie sich an dieser Checkliste orientieren
- Ausweisdokumente liegen vor und sind gültig; ansonsten fehlende Dokumente besorgen
- Gültigkeitsdauer und Funktionsfähigkeit von EC- und Kreditkarten prüfen
- Visum beantragen und erforderliche Impfungen durchführen (falls erforderlich)
- Reiseversicherung und Auslandskrankenversicherung gegebenenfalls abschliessen
- wichtige Unterlagen kopieren und separat verstauen
- Packliste für den Koffer zusammenstellen
- wichtige Behördengänge vor dem Urlaub erledigen
- alle im Urlaubszeitraum anfallenden und wichtigen Überweisungen vorziehen
- Reisevorbereitungen für den Urlaub mit Kindern treffen
Auch im Hinblick auf Ihre berufliche Tätigkeit besitzt eine gute Urlaubsvorbereitung einen hohen Stellenwert. Denn funktioniert die Urlaubsübergabe nicht wie gewünscht und unter Berücksichtigung sämtlicher Faktoren und Spezifikationen, laufen Sie Gefahr, dass der berufliche Stress auch in Ihrem Urlaub allgegenwärtig ist.
Daher stellt die diesbezügliche Vorbereitung den entscheidenden Faktor dar, um Nachfragen von Kollegen während Ihres Urlaubs bereits im Vorfeld zu unterbinden. Die folgenden Handlungsempfehlungen gewährleisten eine effektive Urlaubsübergabe und damit einen stressfreien Urlaub fernab vom beruflichen Alltag.
Handlungsempfehlung 1: Rechtzeitig planen und vorbereiten
Welche Aufgaben müssen an wen delegiert bzw. übergeben werden? Diese zentrale Frage stellt den Ausgangspunkt für Ihre berufsbedingte Urlaubsvorbereitung dar. Meistens legt der Vorgesetzte Ihre Urlaubsvertretung fest. Hierfür sollten Sie mindestens zwei Wochen Zeit für die entsprechende Organisation einplanen.
Eine Aufgabenliste gibt Ihrer Vertretung einen guten Überblick über alle anfallenden Aufgaben und Arbeiten. Oftmals ist es auch ratsam, zu einem persönlichen Gespräch zusammenzukommen. Auf Basis der schriftlichen Übergabe können Sie auf diese Weise alle Punkte noch einmal mündlich detailliert besprechen.
Das gibt sowohl der Urlaubsvertretung als auch Ihnen ein sicheres Gefühl und verhindert spätere Unklarheiten und Nachfragen. Wichtig dabei: Die finale Übergabemail sollte definitiv erst an Ihrem letzten Arbeitstag erfolgen und die Urlaubsvertretung noch einmal über den aktuellen Stand detailliert informieren.
Handlungsempfehlung 2: Kollegen, Geschäftspartner und Kunden frühzeitig informieren
Informieren Sie Ihre Kollegen, Geschäftspartner und Kunden frühzeitig über den Urlaub und die damit verbundene Abwesenheit. Ganz wichtig ist die Kontaktaufnahme mit den Kollegen, die Ihre Aufgaben während Ihres Urlaubs übernehmen sollen. Aber auch die Kunden und Geschäftspartner, die Sie betreuen, sollten rechtzeitig informiert werden. Gerade dann, wenn Deadlines eingehalten werden müssen, ist dies für die Geschäftsbeziehung essenziell wesentlich. Durch einen frühzeitigen Informationstransfer können Sie zum Beispiel Deadlines verschieben und auf Ihre Urlaubsvertretung bei Fragen oder Problemen während Ihrer Abwesenheit verweisen.
Handlungsempfehlung 3:
Fertigen Sie eine To-do-Liste an und notieren Sie alle anfallenden Aufgaben. Zudem müssen die jeweiligen Zuständigkeiten genau geklärt und Transparenz erzeugt werden. Eine ausführliche Beschreibung darf dabei nicht fehlen. Diese Fragen sollten eindeutig durch eine entsprechende Übergabemail geklärt werden:
- Welche Aufgaben und Arbeiten müssen erledigt werden?
- Welche Aufgaben wurden bereits erledigt?
- Welche Prioritäten müssen beachtet werden?
- Welche festen Termine und Deadlines gibt es?
- Welcher Kollege ist für welchen Vorgang zuständig?
- Wo sind die erforderlichen Unterlagen und Dokumente abgelegt?
- Wer ist bei Geschäftspartnern der richtige Ansprechpartner?
Handlungsempfehlung 4:
Auch eine übersichtliche Büroorganisation und ein aufgeräumter Schreibtisch erleichtert die Arbeit Ihrer Urlaubsvertretung und verschafft Ihnen somit Entspannung und ein sicheres Gefühl. Beschriftete Dokumente, Ordner, Ablagen oder Schalen stellen praktische Helfer dar, damit sich Kollegen schnell zurechtfinden und relevante Unterlagen schnell finden.
Handlungsempfehlung 5:
Auf keinen Fall fehlen darf eine Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Programm fehlen. Auf diese Weise informieren Sie Geschäftspartner und Kunden über Ihren anstehenden Urlaub. Eine solche Abwesenheitsmail muss zwingend korrekte Angaben zum Abwesenheitszeitraum und zur Vertretung sowie zum Umgang mit den eingehenden E-Mails (Bearbeitung erst nach Rückkehr aus Urlaub, Weiterleitung etc.) beinhalten. Organisieren Sie auch eine Telefonumleitung zu einem Kollegen oder Ihrer Urlaubsvertretung.