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Abwesenheitsnotiz - so beugen Sie beruflichen Problemen durch Abwesenheit vor

Veröffentlicht am 31.12.2021 von Fredy Pillinger, Verkaufsleiter ostjob.ch - Bildquelle: Getty Images
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Ob Urlaub, Krankheit oder einfach nur eine Auszeit - gerade Berufstätige brauchen auch mal Zeit, um abzuschalten, zu entspannen und den eigenen Akku wieder aufzuladen. Diesbezügliche Untersuchungen zeigen deutlich auf, dass Phasen ohne E-Mails und andere elektronische Kommunikation den allgemeinen Stresslevel senken und Mitarbeitende produktiver machen.

Im Business kann eine solche Abwesenheit bzw. ein entsprechender Verzicht negative Folgen nach sich ziehen. Das passiert genau dann, wenn Ihre Kontakte unwissend hinsichtlich Ihrer Abwesenheit bzw. Ihrer Nicht-Erreichbarkeit sind. Das muss aber nicht sein. Mit einer geschickt formulierten Abwesenheitsnotiz beugen Sie Problemen auf beruflicher Ebene vor.
Der Inhalt stellt die wesentliche Herausforderung dar

Denn ohne Informationen bezüglich Ihrer Abwesenheit fühlen sich sowohl interne als auch externe Kontakte häufig vor den Kopf gestossen. Hinzu kommt, dass auch der Ruf des Unternehmens in Mitleidenschaft gezogen werden kann. Eine gut formulierte Abwesenheitsnachricht als automatisierte E-Mail-Antwort fungiert hier quasi als Problemlöser.

Rein technisch stellt das in der Regel keinerlei Problem dar. Mit nur wenigen Klicks können Sie in den meisten E-Mail-Programmen eine entsprechende Abwesenheitsnotiz erstellen. Die Herausforderung liegt vielmehr in der inhaltlichen Gestaltung. Welche Informationen müssen zwingend in der Abwesenheitsnachricht enthalten sein? Sollte die Nachricht elegant formuliert werden oder reichen sachliche Angaben? Gehört eine persönliche Note in die Mail? Die passenden Formulierungen zu finden, sind oftmals gar nicht so einfach.

So formulieren Sie eine informative Abwesenheitsnotiz

Eine generell gültige Vorgehensweise bei der Gestaltung einer Abwesenheitsbenachrichtigung bzw. -notiz gibt es nicht. Allerdings haben sich in der Praxis eine bestimmte Strukturierung und mehrwertige Formulierungen herauskristallisiert. Wir fassen die relevantesten Punkte für Sie im Folgenden zusammen:

1 . Betreff / Titel

Reden Sie nicht erst lange um den heißen Brei herum, sondern machen Sie den Empfängern Ihrer Abwesenheitsnotiz sofort deutlich, worum es in Ihrem Text geht. Daher sollten Sie schon im Betreff gezielt das Wort "Abwesenheitsnotiz" nutzen. Haben Sie internationale Kundschaft und Geschäftspartner, empfiehlt es sich, die englische Sprachversion "Out of Office Message" zu verwenden.

Alternativ sind auch diese Formulierungen möglich: "Ich bin aktuell leider nicht erreichbar" oder aber "Im Urlaub - bitte haben Sie Geduld". Formulierungen dieser Art sind zwar individueller und moderner, weisen aber nicht explizit auf den tatsächlichen Inhalt hin. Da kann es schon einmal passieren, dass eine Abwesenheitsnotiz unbeachtet und ungelesen im Papierkorb verschwindet.

2. Anrede und Dank für Anfragen

Dem ersten Satz kommt eine hohe Bedeutung zu. Denn dieser generiert zum einen höflichen Einstieg und zeigt zum anderen Ihre Wertschätzung gegenüber dem jeweiligen Kontakt. Und das, obwohl Sie persönlich überhaupt nicht erreichbar sind. Entsprechende Textpassagen sollten sich dabei an diesen Formulierungen orientieren:

- "Hallo und vielen Dank für Ihre Nachricht."

-"Sehr geehrte Damen und Herren, besten Dank für Ihre E-Mail."

-"Guten Tag. Herzlichen Dank, dass Sie versuchen, mich über E-Mail zu kontaktieren".

3. Dauer Ihrer Abwesenheit

Jetzt kommen Sie sofort zum Kern Ihrer Abwesenheitsnotiz. Geben Sie konkret die Dauer Ihrer Abwesenheit an und benennen Sie den Zeitpunkt, ab wann Sie wieder erreichbar sind. Damit geben Sie dem Empfänger Ihrer Abwesenheitsbenachrichtigung eine unmissverständliche Information. Jetzt liegt es im Grunde genommen an den Empfängern, wie sie mit ihren Anfragen und Anliegen jetzt weiter umgehen möchten. Sie wissen aus der Entfernung nicht, wie dringend Anfrage bzw. Anliegen sind. Daher können Sie die weitere Vorgehensweise auch nicht pauschal erläutern.

Einen Grund für Ihre Abwesenheit müssen Sie im Rahmen Ihrer Abwesenheitsnotiz allerdings nicht zwingend angeben. Es reicht, wenn Sie Ihre Abwesenheit akkurat terminieren. Folgende Formulierungen dienen dabei als Orientierungshilfe:

- "Ich bin vom 1. Dezember bis zum 15. Dezember 2021 leider nicht erreichbar."

-"Zwischen dem 1. und 15. Dezember 2021 bin ich nicht zu erreichen."

Entscheiden Sie sich dafür, den Grund Ihrer Abwesenheit anzugeben, könnte die Formulierung so lauten: Ich befinde mich im Weihnachtsurlaub. Ab dem 29. Dezember 2021 bin ich für Sie wieder erreichbar.

4. Die Behandlung der eingehenden E-Mails

Hier kommt es darauf an, was unternehmensintern vereinbart wurde. Ist keine Vertretung mit Ihren normalen Tätigkeiten betraut worden, sollten Sie darauf gezielt hinweisen und klarmachen, dass die E-Mail erst nach Ihrer Rückkehr persönlich von Ihnen bearbeitet wird.

Eine solche Nachricht kann allerdings für Missmut bei den Empfängern sorgen. Das ist gerade bei dringenden Angelegenheiten, die vielleicht sogar eine Entscheidung erforderlich machen, der Fall. Daher ist es grundsätzlich ratsam, auf einen Ansprechpartner für dringende Fälle zu verweisen. Dafür reicht schon ein kleiner Zusatz, wie zum Beispiel "In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau/Herr XXX." Dadurch geben Sie den jeweiligen Kunden oder Geschäftspartnern eine Option an die Hand, den Sachverhalt weiterzuverfolgen und eventuell sogar abzuschliessen.

Oder werden die E-Mails automatisch weitergeleitet? Auch in diesem Fall teilen Sie das in Ihrer Abwesenheitsnotiz den jeweiligen Empfängern mit. Beispiele für mögliche Formulierungen:

"Ihre E-Mail wird an meinen Kollegen/meine Kollegin XXX automatisch weitergeleitet".

-"Frau/Herr XXX übernimmt meine Vertretung. Sie erreichen sie/ihn während der Geschäftszeiten unter der Nummer XXX und über E-Mail (Account XXX)."

5. Rückkehr vorbereiten, Abschluss und Gruss

Nützlich sind zudem entsprechende Informationen, wie Ihre Vorgehensweise aussieht, sobald Sie Ihre Arbeit wieder aufgenommen haben. Dadurch kann sich der Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz gezielt darauf einstellen, ob auf Ihre Rückkehr gewartet wird oder ob das Anliegen zuvor doch lieber mit einem Ihrer Kollegen erörtert wird. Den Abschluss Ihrer Abwesenheitsnotiz bilden Grußformel sowie Ihr Name. Beim abschließenden Gruß sollten Sie dabei so neutral wie möglich formulieren. Die Formulierung "Liebe Grüße" wirkt zum Beispiel zu individuell und zu locker. Besser ist hier ein traditionelles "Mit freundlichen Grüßen".