Wie klappt die Ferienübergabe und wie formuliere ich die Abwesenheitsmeldung? - ostjob.ch
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Wie klappt die Ferienübergabe und wie formuliere ich die Abwesenheitsmeldung?

Veröffentlicht am 28.06.2024 von Henrik Jasek, Leiter ostjob.ch - Bildquelle: Getty Images
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Sie möchten regeln, dass in Ihrem Urlaub im Büro alles glatt läuft? Dann ist gute Planung bei der
Ferienübergabe gefragt. Auch sollten Sie auf eine korrekte Abwesenheitsmeldung achten. So gehen Sie dabei vor und das sind die wichtigsten Schritte.
Wie setze ich die Abwesenheitsmeldung richtig auf?

Beginnen Sie mit einer freundlichen Anrede. Im nächsten Satz weisen Sie auf Ihre Abwesenheit
aufgrund von Urlaub hin und nennen den Zeitraum Ihrer Abwesenheit. Anschliessend sollten Sie
klarstellen, ob der Betrieb während Ihrer Urlaubszeit Betriebsferien hat oder ob es eine
Urlaubsstellvertretung gibt. Falls Sie eine Urlaubsstellvertretung haben können Sie eine
E-Mail-Weiterleitung an diese Person einrichten. Auf eine solche Weiterleitung sollten Sie in der
Abwesenheitsnotiz auch hinweisen.

Was sollte ich beim Schreiben der Abwesenheitsmeldung vermeiden?

Formulieren Sie den Text kurz und formal. Lange Ausführungen darüber, dass Sie überlastet sind
oder Hinweise auf den Urlaubsort sollten auf keinen Fall darin enthalten sein. Werbung darf aus
rechtlichen Gründen nicht in der Abwesenheitsmeldung stehen. Einen verpackten Hinweis auf ein
Angebot des Unternehmens sollten Sie sich deshalb besser verkneifen.

Sie haben die Abwesenheitsmeldung formuliert? Dann stellen Sie diese im Account ein und aktivieren Sie die Meldung am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub. Schicken Sie eine Nachricht an die eigene E-Mailadresse, um zu prüfen, ob die automatisierte Meldung funktioniert.

Was muss ich für die Ferienübergabe im Büro regeln?

Während die Abwesenheitsmeldung schnell formuliert ist, sollten Sie sich für die Übergabe mehr
Zeit nehmen. Zumindest dann, wenn es keine Betriebsferien in Ihrer Abwesenheit gibt, ist diese
dringend notwendig. Je besser Sie die Übergabe mit Ihrem Stellvertreter abklären, umso geringer
ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie im Urlaub von der Arbeit aus angerufen werden. Insofern haben Sie an einer erfolgreichen Übergabe selbst ein Interesse. Wie Sie diese über die Bühne bringen?

Zwei Wochen vor Ihren Ferien beginnen Sie mit der Vorbereitung der Übergabe. Informieren Sie das Kollegium darüber, dass Sie bald Urlaub haben. Setzen Sie ein Übergabedokument für die Vertretung auf. Darin notieren Sie laufende Projekte und die damit verbundenen Aufgaben. Zu jedem wichtigen Bereich schreiben Sie den Ansprechpartner oder eine Person, bei der man weitere Informationen einholen kann. Falls Fristen während Ihrer Abwesenheit ablaufen, müssen Sie diese dahinter schreiben.

Welche Dinge kläre ich beim Übergabetreffen?

Nehmen Sie sich Zeit für ein Übergabetreffen in aller Ruhe. Legen Sie Ihre Stellvertreter das
vorbereitete Dokument vor und sprechen Sie die einzelnen Aufgabenbereiche durch. Tauschen Sie sich darüber aus, welche Arbeiten warten können, bis Sie zurück sind, und was hohe Priorität hat.
Zuletzt müssen Sie der Urlaubsstellvertretung noch Passwörter geben, die für Ihren Arbeitsbereich benötigt werden.